Enviar informativos por e-mail para clientes e visitantes do seu site é uma prática importante para manter um bom fluxo de visitas. Mas para ser bem sucedido é necessário seguir algumas regras. O uso incorreto de mensagens em massa pode destruir a reputação do seu site.

A primeira coisa que precisa estar clara é que você só deve enviar informativos por e-mail para pessoas que realmente estão interessadas em recebe-los. Não adianta enviar e-mails para pessoas que não querem receber notícias do seu site. Você estará perdendo tempo. Você estará construindo uma imagem chata e negativa do seu site na cabeça das pessoas, e ainda correrá o risco de ter seu site ou seu endereço de e-mail listado em alguma lista negra de sites que enviam mensagens indesejada.

Lembre-se que todos os principais serviços de email (gmail, yahoo, uol, hotmail) possuem um botão que basta ser clicado pelo usuário para que sua mensagem seja classificada como spam ou mensagem indesejada. Quando um pequeno percentual de pessoas classificam sua mensagem como spam, o provedor de email automaticamente adicionam seu endereço em uma lista negra. Com isto todos os usuários destes serviços e de serviços de email vinculados deixam de receber seu informativos. Todas as mensagens serão automaticamente classificadas como spam e jogadas em uma pasta de spam ou lixeira sem serem lidas pelo destinatário.

Por isto só envie mensagens para quem realmente quer receber suas mensagens. Só envie mensagens com assuntos que realmente são do interesse do destino.

Crie um formulário para ser preenchido por quem estiver interessado em ser avisado sempre que ocorrer alguma atualização no seu site. As pessoas devem se cadastrar espontaneamente. Outra opção é deixar um campo que possa ser selecionado pelo usuário em algum formulário de assinatura ou de contato. Este campo deve estar DESLIGADO por padrão. Convide o usuário a ligar o campo caso queira receber informativos por e-mail sobre seu site.

Este formulário precisa mandar uma mensagem para o email indicado pelo usuário pedindo para que seja confirmado o cadastramento e o endereço e e-mail. Isto evita que uma pessoa cadastre o endereço de email de outra sem que esta outra tenha conhecimento do que está ocorrendo.

Permita que a pessoa saia da lista do informativo com apenas 1 ou 2 cliques em algum link que deve constar nas mensagens que você enviar. Assim quando a pessoa não estiver mais interessada em suas mensagens poderá resolver a questão de forma rápida e automática.

Nunca envie arquivos anexados em informativos por e-mail. Se for necessário coloque um link no e-mail apontado para o arquivo permitindo que seja feito um download caso a pessoa esteja interessada.

Evite enviar mensagens de e-mail com HTML e Imagens. A maioria dos programas de email e webmail por questão de segurança não carregam imagens. Mensagens em HTML normalmente são confundidas com SPAM e acabam sendo bloqueadas. Não use CSS ou Javascript pois a maioria webmails não aceita estes recursos. Quando aceitam existem muitas limitações. Prefira mensagens simples em texto puro. Se mesmo assim preferir enviar informativos em HTML veja alguns templates aqui.

No lugar de utilizar palavras com links é melhor escrever o link completo. Isto deixa mais transparente para o usuário para onde está sendo linkado.

Não gaste o tempo do seu usuário. Ele não tem todo tempo do mundo para ler seu informativo. Provavelmente ele possui e-mails mais importantes para ler. Seja curto, breve, objetivo.

Logo no início da mensagem deixe claro quem é você e qual é o seu site. Fale porque a pessoa está recebendo aquele informativo. Se for o caso lembre a pessoa como ela autorizou o envio daquele informativo por e-mail.

Nunca use o servidor de SMTP do seu provedor de acesso ou provedor de hospedagem sem antes verificar se isto é permitido. Normalmente os provedores de acesso e de hospedagem não oferecem estrutura para que seu email seja usado para envio de mensagens em massa. Você pode ter o contrato de serviços cancelado ou até mesmo multado caso infrinja regras contratuais com relação ao envio de mensagens em massa usando o SMTP da empresa.

Uma boa forma de enviar mensagens para seus visitantes é utilizando o serviço do Google Groups. Eles vão te fornecer o gerenciador e a estrutura necessária gratuitamente. Não existe limite para a quantidade de destinatários cadastrados. As pessoas podem entrar ou sair da sua lista de informativos com facilidade se estiverem ou não com interesse de participar.